Un nouvel immeuble pour une nouvelle formule
Interview d’Isabelle Gence, Directrice de la coordination
Newsletter Mobilitis n°7 – mars 2006

La société du Figaro envisageait depuis un certain temps le regroupement de ses 1350 collaborateurs, jusque là dispersés sur 11 implantations, dans un site unique. L’arrivée d’une nouvelle direction a permis de relancer ce projet. Depuis septembre, l’ensemble des équipes est installé au sein de l’immeuble Néo, 14 boulevard Haussmann – Paris 9ème.

Quelles sont les origines du projet de regroupement des sites ?
IG : Depuis une dizaine d’années, la direction envisageait ce regroupement avec pour objectif principal de rationaliser l’organisation et de rapprocher les équipes rédactionnelles, publicitaires et administratives.
Par ailleurs, le siège au 37 rue du Louvre présentait un état de vétusté inquiétant, un entretien de plus en plus difficile et des risques d’incendie importants. D’énormes travaux étaient nécessaires pour remettre cet immeuble aux normes. Des investissements conséquents en immobilier s’avéraient inévitables, quelles que soient les options retenues. Les nouveaux actionnaires ont fait du projet une priorité.

Comment s’est fait le choix de l’immeuble Néo ?
IG : L’impératif était de rester au cœur de Paris, à proximité des transports en commun, car nos salariés travaillent souvent très tard le soir, ou très tôt le matin. L’ancienne direction avait avancé sur un immeuble rue de Châteaudun, qui a été finalement pris par le Groupe Express Expansion. La nouvelle direction a choisi Néo, qui répondait bien aux critères géographiques et à l’image du Figaro. Mobilitis nous a assisté lors de la transaction, pour la négociation et la rédaction des termes du bail. Il nous paraissait indispensable d’avoir un conseil preneur qui nous apportait son expertise sur les questions juridiques et techniques ainsi que sa capacité d’anticipation.

Quelles étaient les principales contraintes du projet ?
IG : Nous avions très peu de temps pour réaliser l’ensemble des travaux d’aménagement. Nous avons signé le bail en décembre 2004, pour une installation planifiée à l’été 2005. Le Figaro nouvelle formule devait être édité en septembre, depuis nos nouveaux bureaux Par ailleurs, nous avions des contraintes fortes liées aux dates de résiliation des baux et à la libération des autres sites.

Le chantier du Figaro : quelques éléments :
-22 500 m², sur 2 bâtiments communicants, 7 étages et 2 sous-sols
-Plusieurs dizaines de semi-remorques de matériel
-Jusqu’à 225 ouvriers chaque jour
-1 000 km de câbles posés qui ont nécessité plusieurs centaines de carottages
-Création de 3 groupes électrogènes spécifiques, de 2 locaux d’onduleurs et de 18 locaux techniques d’étage
-Installation d’un nouveau monte-charge
-Aménagement de bureaux et installation d’un restaurant Cojean à l’entresol

Qui était impliqué dans la réalisation du projet ?
IG : L’équipe dédiée rassemblait le responsable des services généraux, notre architecte interne, le directeur des systèmes d’information - véritable pivot pour le projet -, le secrétaire général de la rédaction du quotidien pour les aspects humains et sociaux, un responsable financier et des représentants de chacune des entités. Cette équipe projet se réunissait une fois par semaine avec nos interlocuteurs de Mobilitis. Lors des phases de programmation et de space-planning, nous avons travaillé étroitement avec les éditeurs et les responsables des différents services pour recenser les besoins et valider les implantations.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
IG : L’immeuble était sous-équipé d’un point de vue technique. Il a fallu faire des travaux très importants pour le câblage (cf encadré), les équipements informatiques, et d’une façon générale l’adaptation à nos besoins. Encore une fois, toute la difficulté résidait dans le manque de temps, nous ne pouvions nous permettre de perdre 24h, nous étions continuellement en flux tendus, avec plein d’aléas difficiles à maîtriser. Par exemple, la fermeture du tunnel de Fréjus à la suite de son incendie a retardé la livraison de notre mobilier en provenance d’Italie. La présence d’autres utilisateurs dans l’immeuble a également compliqué la gestion du chantier : nuisances sonores, contrôle des accès.

Quel est aujourd’hui le bilan du projet ?
IG : Le projet a été bouclé dans les délais, ce qui constituait une véritable gageure.
Globalement, les équipes sont très satisfaites de ce cadre de travail agréable. Les nouveaux locaux ont permis d’apporter plus de confort et de rationalité dans l’organisation. Outre le renouvellement complet du mobilier, il y a eu une modernisation générale de l’informatique. C’est aussi un vrai bouleversement en terme de culture d’entreprise. On s’aperçoit que d’une équipe à l’autre, les comportements ne sont pas les mêmes : rangement, espaces fumeurs… La mise en place de la cafétéria Cojean a permis de créer une convivialité qui n’existait pas avant.
Pour la première fois, tout le monde se mélange, journalistes, publicité, personnels administratifs. Les gens viennent beaucoup ici, non seulement pour se restaurer ou se détendre, mais pour des interviews, des petites réunions.
La gestion des ressources liées à l’immobilier se trouve également facilitée : des parcs informatique et mobilier homogènes, la réduction et la rationalisation des contrats de services…
Le projet n’est pas tout à fait terminé. Nous sommes en train de modifier certaines implantations de postes, en raison de changements d’organisation dans les services. Nous rencontrons aussi quelques problèmes techniques pour la climatisation et le chauffage dus à l’immeuble, qui n’avait jamais été mis en état de marche normale. Enfin, nous projetons de mettre en place une salle de gymnastique pour les salariés.

« Grâce à l’intervention de Mobilitis, nous avons pu optimiser les conditions de notre prise à bail, sur le plan juridique et financier. Le regroupement de nos équipes sur un site unique a nécessité un énorme travail de gestion et de coordination, remarquablement conduit par Mobilitis, ce qui a permis à tous de rester opérationnels et pérennisera notre installation dans les nouveaux locaux »
Francis Morel, Directeur Général – Le Figaro


Selon vous, quels sont les facteurs de réussite d’un tel projet ?
IG : Un projet immobilier touche à des aspects financiers, techniques, humains et sociaux qu’il faut coordonner. Il est essentiel d’avoir une vision transversale, et cette vision est du ressort du Directeur Général. L’immobilier a tellement de conséquences sur l’organisation des pouvoirs au sein d’une entreprise ! En tant que responsable du projet, j’étais en phase directe avec la direction générale, qui m’a accordé toute sa confiance, ce qui a permis de prendre des décisions rapides. Il faut aussi une équipe de qualité et soudée, avec les intervenants internes et externes. Avec Mobilitis, nous avons établi cette relation de confiance, et eu les mêmes interlocuteurs tout au long du projet. Les chefs de projet Mobilitis nous ont apporté beaucoup de calme et de sérénité, tandis que les responsables techniques pour les travaux se montraient très performants. En résumé, pour réussir un projet immobilier comme le nôtre, il faut un coordinateur en confiance avec la direction, une équipe de bonne qualité, bien anticiper et avoir du temps.

 

Adresse : 14 Boulevard Haussmann - 75009 Paris
Superficie : 22 000 m²
Effectif : 1 350 postes
Intervention : novembre 2004 à septembre 2005
La mission de Mobilitis :
- Négociation et assistance à la signature du bail
- Programmation organisationnelle, fonctionnelle et technique
- Accompagnement à la conduite du changement
- Création d’une charte d’aménagement
- Etudes d’implantation, space-planning
- Maîtrise d’œuvre des aménagements
- Gestion du mobilier et de la signalétique
- Pilotage des transferts