« Faire émerger un esprit groupe »
Interview d’Emmanuel Guian, Président
Newsletter Mobilitis n°9 – septembre 2006

Avec plus de deux cent vingt collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 53,7M€ en 2005, Quintess propose des solutions marketing en gestion de la relation client, conquête et fidélisation. La croissance de l’entreprise a conduit ses dirigeants à revoir ses implantations immobilières.

Quelles sont les origines de votre projet de déménagement ?
EG : Quintess est issue d’une société de courtage en assurances, la SPB, qui a souhaité il y a une
dizaine d’années se diversifier dans les services. Dans cet objectif, elle a procédé à la création de structures ou au rachat d’entreprises, pour constituer un ensemble de sociétés très présentes dans le domaine des banques, compagnies d’assurances et services financiers. La marque Quintess a été créée il y a trois ans, afin de regrouper sous une même bannière ces filiales. Le projet immobilier est arrivé comme point d’aboutissement de ce regroupement. Il y avait alors trois sites en région parisienne : la rue de la Baume, siège historique de la SPB, avec environ 1000 m², Clichy, avec près de 1000 m² d’activités et de bureaux, Fontenay-sous-bois, 200 m².
Cela posait problème d’avoir des sociétés aux implantations, origines, échéances de baux différents. Le bail de la plus grande surface, rue de la Baume, se terminait mi mai 2006, ce qui imposait une date butoir à notre réflexion.

Pourquoi avez-vous choisi de travailler avec Mobilitis ?
EG : Nous ne voulions pas confier le projet aux grands intervenants de l’immobilier, car nous avions besoin avant tout d’un conseil en gestion de projet. De plus, nous tenions à travailler avec un acteur indépendant. Mobilitis répondait à ce critère et nous avons pris contact fin 2004.
Nous avons tout d’abord confié à Mobilitis une mission d’étude portant sur l’expression de nos besoins, intégrant les axes suivants :

• analyse de l’existant,
• projet de l’entreprise,
• souhaits en terme de caractéristiques des locaux,
• localisations possibles en fonction du lieu de résidence des collaborateurs, et avec surtout une bonne accessibilité en transports en commun.

Comment s’est déroulée la recherche des nouveaux bureaux ?
EG : Mobilitis nous a conseillé de conserver le site de Clichy. Il n’était pas en fin de bail, le loyer était très peu élevé, et il comporte une partie « activités » dont nous avons besoin. Pour cette raison et pour une contrainte de budget, nous avons concentré notre recherche sur Levallois. L’offre n’était pas très importante et les deux candidatures que nous avions déposées fin 2005 n’ont pu aboutir. Nous n’avions rien, alors que nous devions quitter la rue de la Baume au mois de mai suivant, ce qui a constitué un gros stress. Début 2006, le propriétaire du 164 rue Victor a changé les conditions de prise à bail, ce qui a suscité de notre part un nouvel intérêt.
La programmation réalisée par Mobilitis a validé les possibilités d’occupation et permis de prendre une décision rapide. Nous avons aussi trouvé assez vite un accord sur le prix. Mobilitis nous a assistés lors de la négociation. Celle-ci a porté essentiellement sur la durée d’occupation des locaux. Il était important pour nous de disposer de la souplesse d’un bail 3-6-9 classique, surtout par rapport au site de Clichy. Nous avons signé le 14 février 2006.

Quelles difficultés présentait la réalisation des aménagements ?
EG : En raison de notre activité, nous ne pouvions nous installer qu’en dehors des périodes de campagnes, c'est-à-dire soit fin mai, pendant le week-end de l’Ascension, soit en en septembre. Cette deuxième possibilité a été écartée compte tenu du surcoût en loyer. Il nous restait donc très peu de temps.
Nous étions très satisfaits du travail de Mobilitis et nous avions envie de poursuivre avec eux. Ils nous ont alors présenté Moma, leur activité d’aménagement « clés en main », qui pouvait s’engager contractuellement sur les délais.
La principale valeur ajoutée de Moma a résidé dans les aspects techniques : câblage, courant fort/courant faible, aménagement de la salle informatique. Sur le conseil de Mobilitis et Moma, nous avons renouvelé le mobilier des open-spaces et des call-centers. Nous avions jusque là un problème pour la gestion des périodes de pointe, où nous accueillons un plus grand nombre de collaborateurs. Nous avions auparavant autant de postes de travail que notre besoin maximum. Or ces postes de travail inoccupés la plupart de l’année nous coûtaient chers en terme de superficie. Moma a créé spécifiquement un mobilier modulable avec possibilité de densification du plateau pour quelques semaines, comme ce qu’ils avaient réalisé pour les salles de marché du Palais Brongniart. Du coup, nous disposons de plus de salles de réunion et d’espaces de vie.
L’ancien mobilier a été conservé pour les bureaux individuels et partagés. Nous avons aussi mis en place une nouvelle installation téléphonique pour l’ensemble des postes et nous avons changé toutes les chaises. Tout le monde a la même, en rouge ou en noir, couleurs de notre logo.

Comment s’est déroulé le transfert ?
EG : Le jeudi de l’Ascension, nous avons procédé au débranchement et au rebranchement des sites Internet. Le vendredi, nous avons déménagé les serveurs et le mobilier. Le samedi, nous nous sommes mis en configuration opérationnelle pour tester. Le lundi matin, les 140 personnes transférées dans cette première vague pouvaient reprendre immédiatement leur travail.
Le délai a été tenu sur le transfert. L’aide de Mobilitis sur cette partie a été précieuse. Ils connaissent bien les prestataires et nous ont très bien conseillés.

Comment les équipes ont-elles accueilli leur changement de locaux ?
EG : Nous avons communiqué très en amont du déménagement. C’est important de communiquer pendant tout le process et d’être transparent, sans forcément tout dire, surtout vis-à-vis de la concurrence et pour respecter la préséance des organes sociaux. Il y a un timing à respecter. En plus de la consultation des représentants du personnel, il y a eu quatre lettres internes d’information, afin de bien montrer que nous nous inscrivions dans une démarche participative. Les représentants du personnel ont visité les sites pour lesquels nous avons fait acte de candidature.
Et tous les collaborateurs ont eu le moyen de voir leurs futurs locaux. Fin juin, nous avons organisé une soirée pour fêter notre nouvelle installation.
Celle-ci a apporté beaucoup de changements. Les gens des différentes sociétés ne se connaissaient pas pour la grande majorité. Nous avons conçu les aménagements, non en faisant des rapprochements par société, mais par métier. Nous avons ainsi regroupé les trois call-centers, toutes les équipes informatiques, les équipes marketing/commerciales.
Une part importante du projet a été consacrée aux espaces de vie afin de favoriser les rencontres : deux cafétérias, trois terrasses… Dans la mesure où nous ne disposons pas de restaurant inter-entreprises, il fallait aussi que les gens puissent déjeuner sur place s’ils le souhaitaient.
Les équipes sont contentes de se retrouver plus au large, dans des espaces plus confortables. Il y a beaucoup de salles de réunion de toutes tailles et des réserves de bureaux, en prévision de notre croissance en effectifs.
Bien sûr l’adaptation aux transports n’est pas toujours facile. Mais cette contrainte est bien acceptée car les collaborateurs comprennent le projet d’entreprise. Ils sont fiers de montrer les nouveaux locaux à nos clients. Ceux-ci ne visualisaient pas avant l’importance de Quintess. Là, on les fait entrer dans un environnement professionnel de qualité, avec des gens jeunes.

Quel est le bilan du projet aujourd’hui ?
EG : En septembre, nous n’aurons plus que deux sites, Levallois et Clichy, distants de 800 m. A Clichy se trouvent regroupées la logistique et l'éditique, qui nécessitent essentiellement des locaux d’activités. Cela constitue également un plateau de « débordement » pour nos périodes de pointe ultra saisonnières et la possibilité d’un site de secours. Nous venons de renouveler notre bail dans des conditions très acceptables. Ainsi nous avons désormais une visibilité de neuf ans sur notre ressource immobilière, avec un budget maîtrisé et en conservant la souplesse de la location.

Activité : Gestion de la relation client
Adresse : 164-174 rue Victor Hugo - 92300 Levallois-Perret
Superficie : 2 300 m²
Effectif : 220 postes de travail
Intervention : mai 2005 à juin 2006
La mission de Mobilitis :
- Etude immobilière et schéma directeur immobilier
- Pré-programme et constitution du cahier des charges de la recherche
- Recherche immobilière, conduite des négociations et transaction
- Programmation et études d’implantation
- Réalisation des aménagements
- Gestion du mobilier avec création d’un mobilier spécifique pour le call-center permettant de le faire passer de 83 à 120 positions en période pleine
- Ingénierie du transfert