Interview de Christophe Laubignat, Coordinateur des Ventes
Arnaud SA, société familiale de 170 collaborateurs et leader dans la distribution de produits chimiques de spécialités en France, est achetée en 2000 par le groupe Azelis. Les dirigeants cèdent l’activité ainsi que les murs, un immeuble dans le 12ème arrondissement à Paris. Arnaud SA doit donc à terme quitter les bureaux.
Quels étaient les objectifs de votre recherche de locaux ?
CL : La première priorité était que tout le monde suive. Il fallait des bureaux proches de notre siège du 12ème. Nos anciens locaux, installés sur cinq étages et dans plusieurs bâtiments, par des agrandissements successifs sur la cour, étaient également très mal agencés : des escaliers partout, plusieurs entrées, des demi étages. Nous recherchions donc un lieu fonctionnel. Enfin, le facteur coût intervenait également.
Pourquoi avez-vous choisi de travailler avec Mobilitis ?
CL : Au départ, nous avons mis Mobilitis en concurrence avec des commercialisateurs. L’approche de prestation globale a retenu notre attention. Je ne suis ni négociateur immobilier, ni architecte, ni concepteur. Et il me fallait ces compétences pour réaliser le projet. A chaque étape, Mobilitis me proposait un expert dans le métier. De plus, nous voulions être sûr que la société qui nous accompagnerait lors de la transaction était complètement indépendante des propriétaires.Comment s’est déroulée la transaction ?
CL : Trois immeubles correspondaient à nos besoins. Le 21-23 rue des Ardennes dans le 19ème, le moins coûteux, offrait l’avantage d’être un immense plateau nu, sur lequel on pouvait faire ce qu’on voulait. C’est aussi un immeuble de quartier, dans un environnement d’habitations, de commerces, comme nos anciens locaux. Lors des négociations de bail, j’ai vraiment découvert le milieu de l’immobilier d’entreprise. Les contraintes n’ont rien à voir avec celles de l’immobilier privé. Les propriétaires valorisent les contrats de location, pas les mètres carrés. Et nous avions le sentiment d’être un grain de sable dans leur univers. L’assistance de Mobilitis nous a été précieuse et nous a permis d’obtenir des conditions intéressantes incluant une franchise de loyer de 8 mois et une réduction du loyer facial.
Comment a été reçue la perspective du déménagement par les équipes ?
CL : Il y avait des bruits de couloirs mais ça a été un choc pour tout le monde quand le départ est devenu officiel. Nous étions depuis 33 ans au même endroit. Nous avons alors décidé de communiquer au maximum. C’est absolument vital si on veut prévenir les crises. Afin de faire circuler l’information et aussi de recueillir les questions, nous avons créé un groupe de diffusion, constitué de représentants des différentes fonctions ou départements de l’entreprise et du CE.
Quelles étaient les principales réticences ?
CL : En dehors de la situation géographique, les collaborateurs, habitués à des bureaux individuels ou à deux, redoutaient le passage à des bureaux partagés à six ou huit. Si quelques uns comprenaient cette démarche, visant à une meilleure communication, tous craignaient les nuisances sonores et le ratio surface/personne.
Par quels moyens y avez-vous fait face ?
CL : L’intervention des consultants de Mobilitis lors du recueil des besoins a joué un rôle essentiel. Ils ont expliqué, apporté une crédibilité d’experts que nous n’avions pas. En parallèle, nous avons annoncé le renouvellement du mobilier. Nous avons exposé les mobiliers présélectionnés et demandé à tous de nous donner les points positifs et négatifs pour chacun. Cette participation à la décision a créé un effet très positif.Comment s’est déroulé le transfert ?
CL : Je n’avais pas imaginé que c’était aussi complexe à organiser pour que tout soit opérationnel immédiatement et se déroule sans incidence majeure sur l’activité. Ca s’est fait pendant le week-end. Les collaborateurs ont été accueillis à leur arrivée par l’équipe de direction qui a accompagné chacun jusqu’à son bureau, sur lequel était déposé un livret avec les informations pratiques sur les locaux et le quartier. Un petit-déjeuner était offert. Tout le monde a beaucoup apprécié.
Aujourd’hui, quels échos avez-vous de cette nouvelle implantation ?CL : La majorité est ravie, trouve les bureaux très agréables et fonctionnels. Il y a une meilleure communication au sein des départements. Avec une seule circulation centrale, la "rue principale", les gens se croisent plus. Le coin café commence aussi à prendre forme. On vient là pour discuter, boire un café. On n’avait pas ça avant. L’ambiance est meilleure. Par ailleurs, le projet continu à vivre aujourd’hui. Nous apportons encore des améliorations au niveau de l’acoustique, nous voulons changer la configuration de certains bureaux partagés et nous avons modifié des implantations de postes.
En tant que chef de projet, que retenez-vous de cette expérience ?
CL : J’ai aimé faire ce dossier, même si j’ai du y consacrer du temps et s’il a été source de stress. J’ai découvert énormément de choses que ce soit dans les négociations immobilières ou dans les travaux. J’ai vraiment pu me reposer sur Mobilitis. Ce qui m’a pris beaucoup de temps, c’est la communication avec les gens, la disponibilité, écouter, rassurer. Mais c’était pour moi indispensable à la réussite du projet.