Société internationale d’origine canadienne, Alcan est un chef de file mondial dans les secteurs de la production d'aluminium, des produits usinés et des emballages de spécialité. Fin 2003, à la suite d’une OPA, Alcan achète Pechiney. Ceci donne lieu à une réorganisation globale et à une redéfinition des ressources, dont l’immobilier. Le premier projet immobilier lancé dans ce cadre est le regroupement des effectifs parisiens au siège social européen, place du Chancelier Adenauer – Paris 16ème.

Interview de Patrice Ficarelli, Coordinateur Immobilier Europe et de Bruno de la Presle, Contrôleur Financier de Pechiney SA, Chargé de mission pour le réaménagement du siège.

Questions à Patrice Ficarelli

Comment a évolué la perception de la ressource immobilière depuis deux ans ?
PF : Dans les entreprises nord-américaines, il y a une conscience plus forte de ce que représente l’immobilier. Il s’agit d’un poste de dépense important, le deuxième après la masse salariale, à manager comme les autres. Quand on parle d’immobilier, on compte les coûts du m² avec tous les services, informatique, mobilier, etc. C’est un outil de travail qui doit être performant et au meilleur coût. On le présente aux nouveaux collaborateurs comme un avantage offert par l’entreprise et il constitue un élément de stabilisation pour les équipes.

Comment s’est concrétisée cette nouvelle vision de l’immobilier ?
PF : Dans les synergies à réaliser entre Alcan et Pechiney, l’immobilier est ressorti immédiatement. Il a été décidé de mettre en place une structure immobilière au sein de la direction financière. Le poste de Directeur Immobilier et Assurances a été créé, avec, pour l’appuyer, un Directeur Immobilier et Assurances Amérique du Nord et du Sud et un Coordinateur Immobilier Europe. La vocation de ce dernier poste, que j’occupe aujourd’hui, est de superviser la gestion des ressources immobilières et les prestataires extérieurs. Ce n’est pas un poste de facility management. Celui-ci est pris en charge par des directeurs de site.

Quelles sont les missions de la direction immobilière ?
PF : La création d’une direction immobilière chez Alcan correspond à la double volonté d’optimiser l’outil de travail qu’est l’immobilier, ainsi que de valoriser le patrimoine existant. Sur ce deuxième point, je coordonne la vente des biens immobiliers en surplus dans le patrimoine : terrains, anciennes usines, bureaux… On a identifié 90 sites en surplus dans le monde entier, dont la moitié en Europe. En les vendant, on élimine des coûts cachés, car un bien qui n’est pas utilisé a forcément un coût. Par ailleurs, ces ventes vont dégager des plus-values. En ce qui concerne l’immobilier comme outil de travail, nous cherchons à optimiser les coûts tout en fournissant un service de qualité aux utilisateurs.

Il y a-t-il une volonté d’externaliser le patrimoine immobilier ?
PF : L’entreprise est trop décentralisée géographiquement et dans son organisation pour cela. La création d’une foncière impliquerait également des coûts de structure conséquents. Cette solution n’est donc pas envisagée.
Quels étaient les enjeux du réaménagement de l’immeuble Adenauer ?
PF : Le projet consistait à redéployer les effectifs parisiens dans cet immeuble en fonction de notre nouvelle organisation. Il fallait à la fois offrir des espaces de travail efficaces tout en réduisant les coûts immobiliers. Le passage de 8 sites à 3 a permis de les diminuer d’environ 30%.


Questions à Bruno de La Presle

Quels étaient le périmètre de la mission et les contraintes du projet de réaménagement de l'immeuble Adenauer ?
BP : L’immeuble Adenauer abrite le siège mondial des Groupes d’exploitation Emballages et Produits Usinés, ainsi que des services Corporate Europe. Il s’agit d'un site important et à forte visibilité. Il fallait analyser les nouveaux besoins d’occupation du siège, nous assister dans la démarche de fermeture des sites quittés et la gestion des transferts, et enfin définir les aménagements à réaliser au siège et en assurer la maîtrise d’œuvre. Les deux contraintes majeures étaient le calendrier des mouvements, dicté par les échéances des baux, ainsi que la réalisation des travaux en milieu occupé.

Pourquoi avez-vous choisi Mobilitis ?
BP : Nous avons lancé un appel d’offres simplifié auprès des principaux acteurs du marché. Mobilitis a bien compris notre besoin et disposait de bonnes références, avec des clients que nous avons pu auditer. De plus, nous avons été sensibles à l’indépendance de Mobilitis et à son souci de transparence au regard d’éventuels conflits d’intérêts. Nous nous sommes sentis en confiance.

Comment le projet a-t-il été engagé?
BP : Nous avons été très attentifs dès le départ à l’expression des besoins et à la communication. J’ai moi-même assisté aux entretiens de programmation auprès des différents responsables de services, afin d’identifier les véritables besoins. La direction de la communication nous a appuyés pour faire valoir les atouts du nouveau site et le regroupement. Des démarches de communication complémentaires ont été effectuées dans les sites dont les baux venaient à échéance, ce qui a facilité le regard des équipes sur les consultants de Mobilitis et permis d’expliquer la démarche. Il était essentiel de préparer la planification des mouvements auprès des équipes. J’ai également consacré un temps important à échanger avec les gens de façon informelle.

Quels types d’aménagement ont été réalisés ?
BP : L’objectif général était de proposer un environnement de travail fonctionnel et agréable. Après un audit technique de l’immeuble, Mobilitis a encadré l’exécution de travaux sur environ 50% de la superficie totale, soit 6 000 m². Nous avons privilégié les espaces ouverts sans densifier le nombre de postes. Des cloisons ont été déplacées ou enlevées, ce qui a nécessité de re-positionner les prises électriques, le système de détection incendie, et de mettre à jour la signalétique. La profondeur des plateaux a été mise aux normes pour limiter les effets de résonance et placer tous les postes en premier ou second jour, avec un meilleur éclairage. Le système de climatisation a été revu. Enfin, les zones réaménagées ont été entièrement nettoyées, et repeintes pour les plus dégradées.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
BP : La gestion des transferts a demandé un travail de logistique très complexe. Il y a eu 330 mouvements au sein de l’immeuble, provisoires en raison des travaux et définitifs en fonction des nouvelles implantations. Il fallait libérer des espaces puis les réaménager, suivant l’avancée des travaux. A cela se sont ajoutés plus de 170 mouvements inter sites, avec des gens qui quittaient le siège et d’autres qui arrivaient. Par ailleurs, nous avions sous-estimé les difficultés liées au mobilier. Il fallait gérer celui en provenance des bureaux quittés et définir comment utiliser ce dont nous disposions, en préservant une homogénéité par zone, avec le bon nombre de postes et un encombrement adapté au type de bureaux.

Quel est aujourd’hui le bilan du projet ?
BP : L’immeuble est apprécié. Les équipes sont très satisfaites, en termes fonctionnels, de l’affectation des espaces définis par le macro-zoning proposé par Mobilitis, des proximités et relations définies entre les services. Les travaux ont demandé à quelques uns de changer deux ou trois fois de bureaux et il n’y a pas eu d’objections et ces difficultés sont à présent oubliées. Je pense que la réaction globalement positive est due au bon contact des intervenants de Mobilitis avec les équipes et au travail que nous avons conduit sur la communication.