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Quels espaces de réunion pour quels usages?

salle de réunion 3Notre dernière enquête menée avec Opinionway le montre. L’environnement de travail a encore besoin de s’adapter aux usages.  56% de salariés plébiscitent notamment plus de salles « silence » et 49% plus de lieux d’échange informel. 37% des salariés citent également les couloirs comme étant le lieu où ils échangent le plus d’information utile à leur travail après leur bureau. Signe d’un manque de lieux d’échange ou les couloirs sont-ils devenus un lieu stratégique de rencontre? Probablement un peu des deux…

Nous avons donc trouvé intéressant de vous proposer de faire les espaces que sont la bulle de communication, la salle de réunion et la salle conseil afin de répondre aux questions que vous nous poser souvent : quel en est leur fonction? Combien en faut-il? Quel doit-être leur équipement?… Si bien évidemment chaque société est différente et nécessite une réponse sur-mesure en termes d’espaces supports, nous avons toutefois tenté de vous donner ci-bas quelques repères qui nous l’espérons vous aiderons dans la conception de vos aménagements.

 

La bulle de communication :

Cet espace a vocation à favoriser les échanges. Pouvant accueillir de 2 à 3 personnes, elle sert à passer un coup de fil ou se réunir de façon impromptue et souvent pour une courte durée (moins de 30mn). Elle ne fait généralement pas l’objet d’une réservation en amont. Son insonorisation (plafond, cloison, parements muraux…) est essentielle afin de préserver la confidentialité des échanges. On préconise généralement à nos clients d’en prévoir 1 pour 10 collaborateurs environ.

Différentes configurations de bulle de communication peuvent bien évidemment être déclinées. Si la bulle de communication traditionnelle est une table et 2-3 chaises, il existe des formats bulles de communication plus informelles avec des canapés plus propices à la détente et à la créativité. On peut aussi en trouver d’autres avec une table haute et des tabourets permettant de travailler debout ou assis. Cette configuration est plus favorable au brainstorming.

En termes d’équipements, elle ne nécessite pas énormément de matériel. Une connexion PC, WIFI, et RJ suffisent généralement. Un téléphone peut aussi être installé si les salariés ne sont pas équipés de téléphones portables professionnels ou s’ils ne bénéficient pas d’un système de visio-conférence sur leur ordinateur (type Lync…). Si l’utilisateur a besoin de support, il utilisera son ordinateur ou un support papier.

 Bulles de communication Mobilitis

La salle de réunion

La salle de réunion sert principalement à travailler et échanger de l’information en groupe. Sa durée d’utilisation varie entre 30 mn et une journée complète avec un taux d’occupation en moyenne d’1h30. Sa conception est assez traditionnelle avec une table et des chaises afin de favoriser le travail et la concentration.

Sa capacité varient entre 6-15 personnes en moyenne. Elle requiert d’être réservée un peu à l’avance via des logiciels comme Outlook ou, sur place, grâce à des écrans de réservation (cf visuel ci-haut). Son accès peut aussi être contrôlé à distance et son utilisation détectée en temps réel grâce à de nouveaux systèmes qui émergent aujourd’hui sur le marché : Myseat ou grâce aux badges RFID développé par Schneider-Electric et testé sur son bâtiment Le Hive.

En termes d’équipement, la salle de réunion nécessite un écran avec un système de visioconférence idéalement intégrable en cloison, un téléphone, une connectique complète : VGA, HDMI, Display Port…. Un support écritoire est également essentiel : panneau vitré pour écriture, mur mobile, smart screen… un grand nombre de solutions existent et remplacent le traditionnel paper board. Côté mobilier, il doit être fonctionnel et permettre de ranger les câbles facilement. Enfin, une bonne insonorisation et un vitrage adapté afin d’isoler visuellement, sont indispensables. Le système Priva-Lite® ets par exemple un verre actif translucide au repos et qui sous tension devient instantanément transparent, sans altération de sa transmission lumineuse. Il laisse le choix de privatiser ou de donner à voir.

Enfin, en général, nous préconisons un ratio d’une salle de réunion pour 20 salariés. Salles de réunion_Mobilitis

La salle « conseil »

Pouvant contenir plus de 20 personnes, ces salles sont utilisées pour des présentations et événements exceptionnels. L’esthétique, le confort et la confidentialité sont des éléments primordiaux à traiter car elles seront les lieux d’accueil privilégiés des clients et partenaires divers… et donc le reflet de l’entreprise auprès d’eux. Leur réservation est généralement anticipée plus d’une semaine à l’avance. La durée d’utilisation de ces dernières peut varier de façon importante : entre 2h et 1 journée complète.

Leur équipement peut différer en fonction de la capacité et du standing souhaités : cloisons amovibles permettant de réunir ou séparer la salle en plusieurs parties, sonorisation intégrée, micros, écrans/affichages nombreux pour éviter les torticolis… Bref, elle est généralement très équipée en termes de  domotique (éclairage, climatisation, occultation, équipement audiovisuel, mur mobile…) et cet aspect « easytech » est ce qui rend son installation généralement assez onéreuse.

Côté ratio, une salle pour 500 salariés est généralement suffisante mais encore une fois tout dépend de l’entreprise…

Salles conseil_Mobilitis

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