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Interview de Viparis

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Interview d’Arnaud Deplanque, Secrétaire Général de l’entreprise Viparis. Mobilitis a accompagné Viparis dans le réaménagement de leur siège social au Palais des Congrès de Paris.

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Pouvez-vous rappeler le contexte, le périmètre et les objectifs de votre projet immobilier ?

Nous sommes dans un plan de transformation de Viparis avec des enjeux importants. Nous souhaitions, à travers une nouvelle modélisation des espaces, pouvoir démontrer aux collaborateurs qu’ils pouvaient travailler plus efficacement, dans de meilleures conditions et dans un environnement beaucoup plus serein.

Vous ne vous y attendiez pas du tout…

Je pensais que le chantier allait être laborieux. Nous avions une contrainte budgétaire et un timing restreint : 2 000 m² de travaux et déménagement de 150 collaborateurs. Mais finalement, grâce à une très bonne préparation, de l’anticipation et beaucoup d’échanges, tout s’est très bien passé ! Il y a vraiment eu une bonne harmonie entre les équipes de Mobilitis et de Viparis.

Vous y avez pris du plaisir….

Oui, j’ai découvert des métiers, et une équipe Mobilitis à l’écoute. Nous nous sommes vus une fois par semaine et nous avons eu une bonne dynamique : l’avancée du projet n’a jamais été laborieuse ou contrainte.

C’était plus compliqué que prévu…

Non, tout s’est bien déroulé car ce chantier a toujours été sous contrôle grâce aux équipes en interne et à Mobilitis.

Pour rien au monde vous ne recommenceriez…

Non car j’ai amélioré les conditions de travail des collaborateurs et l’ensemble a été positif. Ils ont réappris à travailler ensemble et sont beaucoup plus polyvalents. Suite à vos suggestions, nous avons installé une table intelligente et mis en place du flex-office pour le pôle marketing. Ça a vraiment été un élément fort et j’espère arriver à développer cela davantage à l’avenir.

Vous en êtes particulièrement fier…

Je suis satisfait du résultat. Outre une bonne maîtrise du budget, des solutions innovantes et en phase avec nos besoins ont pu être déployées.

Vous avez appris…

J’ai appris qu’un projet comme celui-ci doit s’anticiper un maximum. En tant que client, nous avons toujours envie que tout se fasse très rapidement et vos process peuvent parfois paraitre contraignants, mais cela permet de temporiser l’avancement du projet et de valider chaque étape. Cela nous a permis de faire mûrir le projet, d’avoir des phases de réflexion et d’échanges qui sont très importantes et qui nous ont permis d’avancer dans le bon sens.

Vous y avez passé un temps fou…

Les réunions hebdomadaires que nous avons faites ensemble prennent du temps et les demandes internes pour arriver à une cohésion globale également, mais tout est resté sous contrôle.

C’était précieux de pouvoir vous appuyer sur eux…

Il a été précieux de pouvoir nous appuyer sur Mobilitis car vous êtes des experts et mener un chantier comme celui-ci en site occupé n’est pas facile. C’est notamment important quand on souhaite avoir une maîtrise de ses coûts et de ses délais. Cela nous a permis d’être le moins irritant possible pour nos équipes.

Qu’est-ce que ce réaménagement a changé pour votre entreprise ?

Nous sommes en train de mettre en place un projet de transformation de notre approche clients/métiers et nous devions réapprendre à mieux travailler ensemble pour gagner en efficacité (nouveaux outils, nouveaux process et meilleures conditions de travail). Ce déménagement et la réflexion qui y a été associée représente une part importante de notre plan de transformation qui contribue à l’évolution de la culture de la société. Nous apprécions de voir que les collaborateurs sont fiers de présenter leurs espaces de travail à leurs clients, à leurs fournisseurs et nous sommes fiers d’avoir des retours positifs.

Qu’avez-vous observé comme changements dans les modes de travail, la communication entre les salariés, l’ambiance ?

Je remarque qu’il y a beaucoup plus de communication et d’échanges au sein des différents services, notamment grâce aux nombreux espaces de réunion qui ont été mis en place. L’ambiance est également plus sereine.

Envisagez-vous des évolutions du projet ? Si oui, lesquelles et pourquoi ?

La difficulté que l’on a, quand on a mis le doigt dedans, c’est que les collaborateurs en veulent toujours plus. J’ai été amené à faire des évolutions de projet marginales et nous continuons à parfaire l’équipement des équipes.

Selon vous, quelles sont les conditions de réussite d’un tel projet ?

Une équipe restreinte ! Que ce soit de notre côté ou du côté de Mobilitis nous étions généralement 5 personnes en réunion, ce qui simplifiait grandement la prise de décision.

Si vous deviez donner un seul conseil à un homologue nommé pour conduire un projet de réaménagement de son entreprise, lequel serait-ce ?

D’avoir une équipe restreinte avec prise de décision à chaque réunion. De s’investir, de se donner du temps et d’être à l’écoute pour avoir une adhésion des équipes. L’échange est très important.

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    Face aux nouvelles façons de penser l’aménagement, le mobilier s’avère un outil majeur pour recréer des espaces privés, jouer autrement sur les volumes et sortir de l’uniformité.

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