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INTERVIEW DE L’AFNIC

 

AFNICPouvez-vous nous rappeler ce qu’est l’Afnic ?

L’Afnic est l’Association Française pour le nommage internet en coopération. Créée en 1998 et gouvernée par la loi de 1901, l’Afnic est l’office d’enregistrement désigné par l’État pour la gestion des noms de domaine sous l’extension .fr. Elle gère également les extensions ultramarines .re (Ile de la Réunion), .pm (Saint-Pierre et Miquelon), .tf (Terres australes et antarctiques Françaises), .wf (Wallis et Futuna), .yt (Mayotte). Une association qui réalise aujourd’hui un chiffre d’affaire de 13 M€ pour un peu plus de 70 collaborateurs.

 

Sylvie Lacep

Dans quel contexte avez-vous lancé le projet de relocalisation de votre siège social?

Nous sommes locataires depuis plus de 10 ans de 1200 m² de bureaux à Saint-Quentin-en-Yvelines. Nous y accueillons chaque jour plus de 70 collaborateurs. Notre bail arrivant à échéance fin 2013, nous avons commencé à nous poser des questions fin 2011, soit 2 ans avant l’échéance de notre bail [1]. Nous voulions nous laisser le temps de réfléchir, de peser tous les avantages et inconvénients, de choisir notre futur lieu de travail en concertation et surtout de ne pas faire un choix par défaut. Cette réimplantation avait 2 principaux objectifs. Tout d’abord, nos futurs locaux devaient nous permettre d’accompagner notre croissance future et d’améliorer les conditions de travail de nos collaborateurs en offrant notamment plus d’espaces supports. Ensuite, nous souhaitions trouver des locaux plus à l’image de notre entreprise : modernes et innovants.

Quelles ont été les différentes étapes du projet ?

J’ai été désignée fin 2011 comme chef de projet. J’avais une expertise en gestion de projet mais je n’avais jamais géré une recherche immobilière. Je ne connaissais ni les acteurs ni le secteur mais j’étais sensibilisée à l’accompagnement nécessaire pour mener à bien ce type de projet. Je me suis donc tournée vers une société de conseil et services en immobilier d’entreprise pour nous guider dans nos choix.
Après échange avec différents prestataires, j’ai mieux pris conscience de ce qu’un tel projet impliquait et nous avons décidé de conduire ce projet en 2 temps : la recherche immobilière puis l’aménagement et le déménagement. Nous nous sommes alors lancés dans la rédaction d’un cahier des charges et l’appel d’offre.

Pourquoi avez-vous retenu Mobilitis pour vous accompagner dans ce projet de recherche ?

Mobilitis est une société indépendante. Cela a été un critère décisif pour nous. Ensuite, nous avons trouvé que la proposition de Mobilitis concernant l’accompagnement au changement avait été la plus pertinente par rapport aux autres propositions.

Une fois Mobilitis sélectionné, quelles ont été les différentes étapes du projet?

L’année 2012 a ensuite été consacrée à la qualification de nos besoins, à la recherche et aux visites. Initialement, nous avions sélectionné une zone géographique de recherche assez large : autour de Paris Montparnasse, à Issy-les-Moulineaux et à Saint Quentin-en-Yvelines [2]. Mobilitis nous a alors proposé une quinzaine de biens sur ces trois zones que nous avons comparés entre eux sur un certain nombre de critères : localisation, proximité des transports en commun, services… Nous avons pondéré chacun de ces critères en fonction de leur importance. Au fur et à mesure, nous avons affiné cette sélection et intégré les IRP pour obtenir leur avis. Nous avons finalement trouvé notre bonheur à quelques pas de nos locaux actuels et nous avons signé notre bail en février 2013.[3]

Pourquoi ce choix ?

La composante géographique a été un facteur important. L’Afnic est associé au 78. Beaucoup de nos collaborateurs y vivent par ailleurs. Ensuite, l’aspect financier est entré en ligne de compte. Obtenir la même surface et les mêmes services à Paris ou Issy-les-Moulineaux était impossible.

Qu’est-ce qui a fait selon vous que ce projet a été une réussite ?

Une équipe AFNIC dédiée et la réactivité des équipes Mobilitis ont sans nul doute contribué pleinement au succès de ce projet. Elise (Chargée d’affaire), Solenn (Directrice de mission) et Mathieu (Consultant immobilier) ont tout de suite intégré ma façon de travailler. Ce que j’ai particulièrement apprécié est qu’ils ont su aller au-delà de ce que je leur demandais. Nous avons toujours échangé de façon très constructive et franche et dans l’intérêt du projet. Ils n’ont pas hésité à m’alerter quand ils pensaient que je faisais fausse route mais sans jamais rien m’imposer.

Quel est votre bilan aujourd’hui ?

Positif. Même en cherchant, je ne vois pas de points négatifs. Nous entrerons à la fin de l’année 2013 dans nos nouveaux locaux qui nous satisfont pleinement. Nous sommes ravis d’avoir travaillé avec Mobilitis.

Conseils de Mathieu, expert immobilier chez Mobilitis


[1] L’Afnic a anticipé son projet 2 ans avant son échéance de bail. C’est la réaction que toute entreprise doit avoir pour ne pas être prise de court dans la recherche de ses futurs locaux. On constate que de plus en plus de sociétés, notamment des PME, entament leurs recherches au dernier moment, souvent même, 6 mois avant l’échéance finale. Chez Mobilitis, en fonction de l’effectif concerné, nous conseillons aux entreprises de s’y prendre 12 à 24 mois avant l’échéance finale afin de s’assurer de trouver un bien correspondant à leurs attentes et besoins et bien négocié.

Plus le projet est important (nombre de m², de collaborateurs…), plus le facteur temps se révèle crucial.


[2] Avant de se lancer dans une recherche immobilière, 2 étapes clés sont à mener :

Tout d’abord, il est nécessaire de réaliser ce que nous appelons un pré-programme. Cela consiste à recueillir les besoins humains et fonctionnels, latents ou non, de chacun des services concernés. Pour ce faire, nous conduisons une série d’entretiens individuels avec collaborateurs et dirigeants, dans le but d’identifier les attentes et d’aligner les visions de toutes les parties prenantes. A partir de là, nous déterminons une surface cible (nombre de m² recherchés) et dressons un cahier des charges immobilier listant les critères de sélection du client qui nous aiguilleront tout au long de notre recherche (ex : proximité avec les transports en commun, localisation, prix…).

Ensuite, il s’agit de faire coïncider l’objectif financier et les critères de sélection. Grâce à l’analyse réalisée lors du cahier des charges immobilier, nous sommes à même de dresser une liste de critères que nous pondérons en fonction de leur importance relative identifiée. Il est très important de toujours intégrer les collaborateurs dans le projet et de veiller à ce que la nouvelle localisation ait le moins d’impact possible sur eux (ex : rallongement de leur temps de trajet de façon significative). Toutefois, cela n’est pas toujours possible de par les contraintes budgétaires. Dans ce cas, il est alors important de veiller à offrir des contreparties suffisantes. Il peut s’agir par exemple d’un bien offrant plus de services : RIE, conciergerie, salle de sport…


[3] Lors de la sélection d’un bien, nous recommandons aux entreprises d’être vigilantes sur un certain nombre de points :

• Faire la différence entre la SUB (Surface Utile Brute) et la SUN (Surface Utile Nette). La SUB prend en compte les marges de circulation d’immeuble, paliers… ainsi que les blocs de sanitaires, douches, vestiaires… qui sont autant de surfaces de « bureaux » à proprement parlé en moins. Il vaut donc mieux se référer à la SUN

• Regarder l’état de l’immeuble et les travaux à prévoir

• Être attentif aux clauses juridiques du bail. Nous conseillons dans la mesure du possible nos clients de caper l’ICC, (Indice du Coût de Construction), pour éviter une indexation trop forte des prix dans le futur

• Être attentif sur la possibilité de sortie lors des fins de période triennales

• Étudier les clauses de remise en état

• …

On s'organise...


  1. Conseil & Stratégieconseil-strategie4

    Identifie l’ensemble des enjeux stratégiques, financiers, techniques et humains pour aider l’entreprise dans ses choix.


  2. Recherche & TransactionYL5-1301244

    Nous élaborons avec vous le cahier des charges détaillé de votre recherche, puis nous vous accompagnons pour la transaction et la négociation immobilière.


  3. Conception Réalisationconception-realisation

    Gérer, réaliser et suivre le projet. Nous mettons notre savoir-faire, et notre expérience multisectorielle à votre service.

  4. Conseil en Organisation et ChangementConseil en organisation et changement

    La modification de votre lieu et environnement de travail a des implications directes auprès de vos salariés.

  • Moon, mobilier

    Face aux nouvelles façons de penser l’aménagement, le mobilier s’avère un outil majeur pour recréer des espaces privés, jouer autrement sur les volumes et sortir de l’uniformité.

  • Contractant Général
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    Choisir de réaliser ses travaux en contractant général, c’est faire le choix de la sécurité. Vous avez ainsi face à vous un interlocuteur unique et expérimenté qui vous garantit le respect du planning et une parfaite maîtrise des coûts.

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