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INTERVIEW D’AXA STRASBOURG

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Interview d’Annick NOEL (Responsable RH de la société AXA) pour qui Mobilitis a réalisé les aménagements, l’assistance à maîtrise d’ouvrage et le transfert du site de Strasbourg

 

 

 

Photo Annick Noel_AxaPouvez-vous nous rappeler ce que fait AXA et plus particulièrement le site de Strasbourg ?

AXA France accompagne les particuliers, professionnels et entreprises à chaque étape de leur vie et de leur développement, en matière d’assurance, de prévoyance, d’assistance, de banque et d’épargne. Le groupe rassemble 23 implantations réparties sur cinq régions françaises. Le siège strasbourgeois fait partie des cinq entités implantées dans la région Nord-Est (Nancy/Strasbourg/Lille/Val-de-Fontenay/Dijon). Chaque site est différent de par sa taille et les activités qui y sont réalisées. A Strasbourg, en plus de l’activité commerciale, nous travaillons principalement sur les risques d’entreprise (responsabilité civile, flottes automobiles, risques industriels), les risques touchant les professionnels (artisans et commerçants), la gestion des sinistres ayant trait à la responsabilité civile médicale et la gestion des risques invalidité et incapacité des collectivités locales et des entreprises.

Dans quel contexte avez-vous lancé le projet de relocalisation et d’aménagement du site AXA de Strasbourg ?

Nous étions locataires depuis 15 ans d’un immeuble à Strasbourg de 6000 m². Même si le site accueillait régulièrement un grand nombre d’itinérants commerciaux, seuls 150 collaborateurs y étaient sédentaires. Les locaux étaient donc surdimensionnés par rapport aux effectifs réels : ¼ de la surface était vacante tandis que chaque personne bénéficiait de 25 m² d’espace personnel ce qui est très loin des standards AXA. Un projet de relocalisation a ainsi été naturellement envisagé. Le but recherché était de réduire les coûts de location tout en conservant de bonnes conditions de travail et la satisfaction de nos collaborateurs.

Aviez-vous anticipé des risques potentiels liés à ce projet?

Nous avions peur de fragiliser les équipes lors de ce changement. De ce fait, nous avons préparé ce projet 2 ans à l’avance en favorisant la communication et les échanges avec les instances sociales, les managers et les collaborateurs. Plusieurs inquiétudes ont été soulevées par les partenaires sociaux et débattues, tels que la proximité du lieu de travail actuel avec le lieu d’habitation des salariés, la perte de surface par collaborateur en passant en open-space, la dégradation des conditions de travail, le changement du système de restauration ou encore le nombre limité de places de parking.

Pourquoi avez-vous retenu Mobilitis pour vous accompagner dans ce projet d’aménagement ?

Après avoir arrêté notre choix sur le nouveau site d’accueil du siège strasbourgeois d’AXA, nous avons fait appel à une société de conseil et services en immobilier d’entreprise pour nous guider dans l’aménagement des nouveaux locaux et le transfert des équipes. En temps normal, lorsqu’AXA réimplante un de ses sites, le groupe utilise deux types d’AMO*. Le premier est spécialisé dans les questions techniques du bâtiment tandis que le second nous accompagne sur les aménagements.
Dans ce projet, nous avons pris conscience de la nécessité de faire appel à une société experte dans l’élaboration de plans, le conseil en mobilier et la décoration, et de l’importance d’accompagner nos collaborateurs au changement. Notre choix s’est porté sur Mobilitis car nous souhaitions avoir un œil neuf en matière de conception et réalisation des aménagements et qui correspondrait à l’esprit de l’équipe d’AXA Strasbourg. L’approche concrète et pratique du space-planning proposé par les équipes de Mobilitis nous a immédiatement séduit.

Une fois Mobilitis sélectionné, quelles ont été les différentes étapes du projet ?

Mobilitis a travaillé sur la compréhension de notre environnement actuel pour cibler nos besoins et nos attentes et a donc mené un travail d’observation en amont du projet. Le chef de projet est venu visiter les locaux et rencontrer les managers et leurs équipes, et nous lui avons présenté notre organisation en détail (notamment les flux entre les équipes).
Nous avons bénéficié d’une proposition d’implantation et de mobilier qui correspondait totalement à nos attentes, tant sur le choix des salles de réunion, des bulles de communication que des bureaux. Celle-ci a été présentée dans un premier temps aux CHSCT (avec lequel nous avons travaillé en étroite collaboration), aux managers, puis à l’ensemble du personnel. En parallèle, Mobilitis a mis en place un groupe de travail de collaborateurs chargé de choisir les couleurs phares, le mobilier et la signalétique et de choisir le nom des salles. Nous avons particulièrement apprécié cette démarche qui a permis aux instances, aux managers et aux collaborateurs d’être force de proposition. Des lettres d’information, guides d’aménagement et réunions ont été aussi mis en place afin d’informer régulièrement les collaborateurs de l’avancement du projet.
Enfin, le transfert vers le nouveau site a été préparé en amont avec Mobilitis pour faciliter le déménagement des équipements et des collaborateurs.

Comment les collaborateurs ont-ils vécu ce projet ?

Les collaborateurs n’avaient pas changé de site depuis 1998. La communication a donc été primordiale. Elle a été favorisée par les travaux préparatoires entrepris 2 ans avant. La mise en place d’une newsletter pour expliquer les raisons du changement, les points positifs et les mouvements impliqués a permis aux collaborateurs de se sentir concernés par le projet. De plus, une session de formation a été conduite avec Mobilitis pour informer et accompagner les managers puisque nous passions d’une organisation en bureau individuel fermé à de l’open-space.

Qu’est-ce qui fait selon vous que ce projet a été une réussite ?

Le professionnalisme des équipes Mobilitis a sans nul doute participé au succès de ce projet de relocalisation. Delphine et Sophie-Laure (chefs de projet) ont été à l’écoute de nos besoins et ont su cibler nos attentes en proposant une implantation fonctionnelle et agréable. Hélène (responsable du pôle Design & Identité) nous a aidé pour le choix des couleurs et a proposé différents graphismes pour la décoration des espaces de travail. Marina (consultante en conduite du changement) a contribué activement au plan de communication et d’accompagnement au changement tout au long du projet. Nicolas et Stephen (chefs de projet logistique et transfert) ont organisé le transfert en proposant un planning clair conforme aux délais, tout en maîtrisant le balai de multiples prestataires.

Quel est votre bilan aujourd’hui ?

A chaud, les réactions des collaborateurs ont été plutôt positives – bien sûr quelques résistances ont été relevées initialement chez quelques salariés. Mais, aujourd’hui, deux mois après le transfert, nous pouvons dire que partenaires sociaux comme collaborateurs sont satisfaits. Même les managers, qui étaient réticents à l’open-space, considèrent désormais ce changement comme un atout ! Les bulles de communication bénéficient d’un retour particulièrement favorable et sont régulièrement utilisées par l’ensemble du personnel.

Recommanderiez-vous Mobilitis ?

Nous sommes très satisfaits des conseils fournis par Mobilitis. D’ailleurs, nous ne nous priverons pas de recommander Mobilitis et sommes prêts à répondre à toutes interrogations d’un futur client !


* AMO = Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage – contrat selon lequel un maître d’ouvrage public fait appel aux services d’une entreprise publique ou privée dans la réalisation des études nécessaires à la réalisation d’un projet.


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    Identifie l’ensemble des enjeux stratégiques, financiers, techniques et humains pour aider l’entreprise dans ses choix.


  2. Recherche & TransactionYL5-1301244

    Nous élaborons avec vous le cahier des charges détaillé de votre recherche, puis nous vous accompagnons pour la transaction et la négociation immobilière.


  3. Conception Réalisationconception-realisation

    Gérer, réaliser et suivre le projet. Nous mettons notre savoir-faire, et notre expérience multisectorielle à votre service.

  4. Conseil en Organisation et ChangementConseil en organisation et changement

    La modification de votre lieu et environnement de travail a des implications directes auprès de vos salariés.

  • Moon, mobilier

    Face aux nouvelles façons de penser l’aménagement, le mobilier s’avère un outil majeur pour recréer des espaces privés, jouer autrement sur les volumes et sortir de l’uniformité.

  • Contractant Général
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    Choisir de réaliser ses travaux en contractant général, c’est faire le choix de la sécurité. Vous avez ainsi face à vous un interlocuteur unique et expérimenté qui vous garantit le respect du planning et une parfaite maîtrise des coûts.

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